Facturation Future

Pour que la facture parte comme la poste.

La Poste Suisse est une entreprise moderne. Outre l'envoi classique de lettres et de colis, de nombreuses autres prestations font partie du vaste portefeuille de services comprenant des services de logistique, de communication et de mobilité ainsi que PostNetz et PostFinance. Des robots de distribution autonomes ont déjà été testés à Zurich, et la livraison d'envois postaux par drones a été expérimentée dans des zones inaccessibles, comme dans les Alpes. La consolidation des solutions de facturation développées en interne sur la solution de facturation standard SAP BRIM ouvre la voie à une facturation efficace et transparente de tout type de service. 

"Nous rassemblons la Suisse - chaque jour - depuis 1849", tel est le slogan de l'entreprise de services. Pour que cela se poursuive à l'avenir, le passage de l'ERP/ECC 6.0 à S/4 a été lancé en 2018 avec le projet de transformation numérique HWF, Harmonisation des flux de valeurs. Au cours de sa longue histoire, la Poste s'était déjà réinventée et réorientée à plusieurs reprises. Mais ce qui constitue toujours la majeure partie de son activité principale, ce sont les services logistiques avec le courrier et les colis. "Le passage avec notre ERP à S/4 Hana, qui utilise le système de base de données in-memory Hana hautement performant, est difficilement comparable aux processus de transformation précédents. Plusieurs flux de facturation du secteur principal des services logistiques ont dû être transférés en parallèle sur la nouvelle plateforme, dans des délais très serrés".Markus Hägele, chef d'équipe des solutions financières à La Poste Suisse, précise. Mais cette étape était plus que nécessaire pour le développement de produits et de services innovants et orientés vers les besoins, car aux produits physiques s'ajoutent de plus en plus de services numériques. 

Le domaine des services logistiques réunit toutes les prestations logistiques permettant de répondre à la mission de service universel. Rien que dans ce domaine, la diversité des secteurs d'activité est évidente : qu'il s'agisse de la logistique des courriers, des colis express, du décompte national et international des envois de lettres et de colis, de la logistique des marchandises ou de solutions sectorielles spécifiques, du dédouanement jusqu'aux plateformes logistiques numériques, l'offre de services est énorme. "De nombreux processus se déroulent en arrière-plan et doivent être représentés dans notre informatique et notre ERP".Le système de gestion de l'information (ERP) de La Poste Suisse est un outil très important pour les entreprises, comme le sait Philipp Muri, partenaire commercial ERP de La Poste Suisse. 

"Mais à quoi nous sert le meilleur logiciel ERP du marché si la facturation et le décompte des services numériques modernes dans SAP SD ne sont que partiellement possibles, surtout sur le marché de masse ?"Markus Hägele fait remarquer. Dans d'autres secteurs, tels que les services publics ou les télécommunications, ce problème est connu et résolu depuis des années. 

Avec plus de 200 millions d'envois de colis, environ 25 millions de petites marchandises importées et traitées et près de deux milliards de lettres distribuées chaque année, les données de facturation sont nombreuses. Que celles-ci soient facturées directement par les quelque 800 filiales exploitées en propre ou par les autres points d'accès tels que le réseau de partenaires de filiales, les agences commerciales, les lieux avec service à domicile et les points de service chez des tiers, c'est un véritable défi pour la facturation. Et d'ici 2024, le réseau devrait encore s'étendre pour atteindre un total de 5000 points d'accès.

Sortir du piège des add-on

"Avec une telle masse de données, la plupart des systèmes de facturation atteignent leurs limites, le traitement prend trop de temps, les performances s'effondrent", Markus Hägele, chef d'équipe des solutions financières à La Poste Suisse, sait qu'il doit toujours avoir une vue d'ensemble des flux de valeurs et de marchandises. Jusqu'à fin 2020, onze autres solutions de facturation, en partie développées en interne et très personnalisées, ont été utilisées à cet effet, en plus de SAP SD. "De tels systèmes rigides, développés en interne, sont toujours un défi"., fait remarquer Philipp Muri. Si, par exemple, un nouveau type de colis jusqu'à 60 kilos et un envoi prioritaire étaient ajoutés au catalogue de prestations, cela représentait toujours un grand défi de le reproduire de manière adéquate dans tous les systèmes concernés. "Pour pouvoir répondre de manière flexible aux exigences du métier, nous avons toujours dû fournir de gros efforts et supporter un certain nombre de choses au niveau informatique lors de l'intégration des processus dans tous les systèmes de facturation exploités".  Et comme la Poste est une entreprise innovante, de nouvelles offres de services sont apparues et ont dû être représentées immédiatement. Pour ces nouvelles offres, le service informatique a alors développé des modules complémentaires aux systèmes de facturation. "Cela ressemblait alors plus à un travail de Sisyphe, la complexité était à peine gérable, de plus la charge administrative augmentait et la maintenabilité des systèmes demandait énormément de main d'œuvre, sans parler de la performance".Philipp Muri se souvient.  

Lorsque La Poste Suisse a commencé à passer à S/4 Hana il y a quelques années avec le grand projet HWF, Harmonisation des flux de valeurs, l'implémentation de BRIM en était un sous-projet. L'objectif du programme était de regrouper et de centraliser les systèmes et solutions existants dans le domaine clé des services logistiques. Le premier principe de HWF était de rester le plus proche possible de la norme, ce qui était également le cas pour l'introduction de BRIM. "Nous nous voyons dans l'obligation d'harmoniser et de standardiser afin d'éviter qu'un tel projet ne dérape. Il ne faut en aucun cas reproduire à l'identique dans SAP BRIM des solutions qui étaient jusqu'à présent très personnalisées".Markus Hägele insiste sur ce point. Ce n'est pas parce que toute adaptation est possible qu'elle doit être adoptée, car en fin de compte, cela se refléterait dans les coûts de maintenance informatique. "Il est aussi de notre devoir de convaincre autant que possible tout le monde que seul le standard peut être la bonne voie pour l'avenir". Avec BRIM, la Poste Suisse a trouvé une solution standard qui fait partie intégrante de la solution de gestion d'entreprise S/4 et qui est conçue pour la facturation et le décompte de données de masse.